7 Wege, mit denen Sie Ihren Wirkungsgrad erhöhen [inkl. Anleitung]

7 Wege, mit denen Sie Ihren Wirkungsgrad erhöhen [inkl. Anleitung]

Sie arbeiten 80 Stunden die Woche für Ihr Unternehmen. Dennoch kommen Sie nicht dazu, sich um die großen, wichtigen Themen wie Vertriebsaufbau, Prozessoptimierung oder Talent Management zu kümmern? Kurz gesagt, Ihr Wirkungsgrad ist sehr niedrig? Willkommen im Club! 

So wie Ihnen geht es vielen erfolgreichen Unternehmern. Sie werden täglich von 100 dringenden Themen überrollt, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit verlangen. Und schon wieder ein Tag, an dem Sie sich nicht um Ihre eigentlichen, wichtigen Aufgaben kümmern konnten. 

Dringend ist nicht gleich wichtig

Sie ahnen es schon: Die dringenden Themen sind nicht immer die wichtigsten. Und die großen, wichtigen Themen sind selten dringend – und werden gerade deshalb so gern hinausgeschoben. 

Damit fahren Sie ein riskantes Manöver: 

  1. Sie versäumen, Ihr Unternehmen kontinuierlich weiterzuentwickeln und die Weichen für künftiges Wachstum zu stellen.
  2. Sie riskieren, durch das anhaltend hohe Arbeitspensum zu schnell auszubrennen. 
 

Jede zweite Führungskraft weltweit fühlt sich regelmäßig erschöpft am Ende ihres Arbeitstags – ein sicheres Warnzeichen für Burnout. 

Das ist eben so als Unternehmer, meinen Sie? Muss es aber nicht. 

Ich möchte Ihnen sieben Wege zeigen, mit denen Sie Ihren persönlichen Wirkungsgrad erhöhen. Damit schaffen Sie Zeit, um die großen Hebel in Ihrem Unternehmen anzugehen. Und Sie haben plötzlich wieder Zeit für Familie und Privatleben. 

Endlich Zeit für Ihre großen Themen

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 1: Sagen Sie öfter mal nein!

Jeder will etwas von Ihnen, und alles scheint dringend. Lassen Sie sich Ihre Prioritäten nicht von anderen diktieren. Entscheiden Sie selbst, welche Aufgaben Sie angehen wollen – und welche auch nicht. 

Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: 

  • Bringt die Aufgabe Ihr Unternehmen wirklich weiter? 
  • Sind Sie wirklich die eine Person, die diese Aufgabe am besten erledigen kann, oder wäre sie woanders besser aufgehoben? 
  • Was würde Schlimmes passieren, wenn Sie diese Aufgabe nicht erledigen? 
 

Füllen Sie Ihren Tag nicht mit Fleißaufgaben. Diese scheinen zwar immer dringend, bringen Sie aber nicht weiter. Sagen Sie lieber einmal mehr nein und nutzen Sie die freigewordene Zeit, um die großen Hebel in Ihrem Unternehmen anzugehen.

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 2: Erledigen Sie unangenehme Dinge nach dem “First in – first out” Prinzip.

Gehören Sie auch zu den Menschen, die im Studium erstmal die Wohnung geputzt haben oder zum Sport gegangen sind, um sich vor unangenehmen Aufgaben (für eine Prüfung lernen, mit der Masterarbeit beginnen) zu drücken? 

Auch als Unternehmer gibt es immer wieder Aufgaben, die auf Ihrer Beliebtheitsskala ganz unten stehen. Allein der Gedanke daran bereitet Ihnen schon Unbehagen. Hier wird derselbe Mechanismus getriggert wie früher im Studium: Unser Gehirn versucht mit allen Mitteln, unangenehme Gefühle zu vermeiden. Deshalb wird es Ihnen zuverlässig alle möglichen rationalen Begründungen liefern, warum Sie diese unangenehme Aufgabe jetzt nicht erledigen können, sondern stattdessen eine ganz dringende andere Aufgabe.

Das Ergebnis: Sie schieben unangenehme Themen nach hinten. Wichtige Aufgaben bleiben unerledigt. Und weil Sie wissen, dass dieses Ausweichverhalten falsch ist, wird das Loch in Ihrer Magengrube bei jedem Gedanken an die Aufgabe immer tiefer. Ein wahrer Teufelskreis. 

Was mir geholfen hat, unangenehme Aufgaben konsequent anzugehen, ist ein kompromissloses “First in – first out”-Prinzip. Ich arbeite meine Aufgaben der Reihe nach von unten nach oben ab – entweder als E-Mails in meinem Posteingang, oder als To-do-Liste.

Die Reihenfolge dieser Aufgaben ist nicht priorisiert und deshalb verhandelbar. So habe ich es geschafft, unangenehme Aufgaben der Reihe nach zu erledigen, wie eine Maschine. 

Profi-Tipp: Wenn Sie Erfahrung mit Mindfulness-Meditation haben, lenken Sie Ihren Fokus doch mal ganz gezielt auf die negativen Gefühle, die eine unliebsame Aufgabe in Ihnen auslösen. Wenn es Ihnen geht wie mir, merken Sie vielleicht, dass diese Gefühle nichts anderes sind als körperliche Symptome (schneller Puls, flauer Magen, Hitze, Finger-Kribbeln etc.). Und diese werden oft schon dadurch schwächer, indem Sie gezielt hinspüren. 

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 3: Arbeiten Sie nur einmal pro Tag Ihren Posteingang ab.

Sind Sie stolz darauf, wie schnell und zuverlässig Sie E-Mails beantworten? Viele Menschen verwechseln diese Antwort-Geschwindigkeit mit Professionalität, Zuverlässigkeit und Qualität ihrer Arbeit. Doch bei jeder E-Mail, die Sie zwischendrin beantworten, lassen Sie sich von Ihren eigentlichen Aufgaben abbringen und fremde Prioritäten aufzwingen. 

So verbringen Sie möglichst wenig Zeit in Ihrem Posteingang:

  • Setzen Sie sich einen Block am Tag, an dem Sie Ihren Posteingang bearbeiten. 
  • Anfragen, die Sie binnen zwei Minuten beantworten können, erledigen Sie sofort.
  • Die restlichen E-Mails lassen Sie im Posteingang liegen und erledigen Sie chronologisch dann, wenn Sie dazu kommen. (Dieses Vorgehen sollten Sie vorher einmal an Ihr Team kommunizieren.)
 

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 4: Setzen Sie sich feste Blöcke für wichtige Aufgaben.

Jedes Thema, das länger als zwei Stunden dauert, können Sie nicht nach dem Prinzip „First in – First out“ bearbeiten. Denn mehrstündige Zeitblöcke haben Sie kaum, und diese Aufgaben verstopfen sonst Ihr System. 

Setzen Sie sich für solche längeren Aufgaben täglich feste 30-Minuten-Blöcke. Ich lege solche Blöcke gerne in den frühen Morgen, wenn ich viel Energie habe und sich keine Besprechungsanfragen dazwischen schieben können. 

So arbeiten Sie langsam, aber kontinuierlich, an größeren Aufgaben. Der ständige Fortschritt, den Sie machen, wird Sie Tag für Tag motivieren.

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 5: Nehmen Sie sich nur so viel vor, wie Sie in einer Woche schaffen.

Nichts ist demotivierender als ellenlange To-do-Listen. Und nichts wirkt unprofessioneller, als Teammitglieder über Wochen auf Ihre Antwort warten zu lassen. Nehmen Sie sich deshalb nur so viele Aufgaben vor, wie Sie auch sicher in einer Woche schaffen können. 

Verplanen Sie Ihre Zeit zu 80 % und lassen Sie 20 % frei für unvorhersehbare Dinge. Diese 20 % werden schnell gefüllt sein. Ich halte mir zum Beispiel den Freitag frei, um meine Aufgabenliste abzuarbeiten, sodass der älteste Punkt auf meiner Liste maximal vom Montag stammt.

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 6: Halten Sie Ihr Team up to date.

Nichts macht Menschen unruhiger als das Gefühl, nicht auf dem aktuellsten Stand zu sein.  Geben Sie Ihrem Team daher mindestens einmal pro Woche ein Update zum Stand aller Projekte, Aufgaben und Themen. Geben Sie zu jeder Aufgaben eine grobe Schätzung ab, wann Sie sich darum kümmern werden. Lassen Sie sich aber nicht darauf festnageln und sagen Sie gleich dazu, dass es auch länger dauern könnte. 

So nehmen Sie sich und Ihrem Team unnötigen Erwartungsdruck. Schaffen Sie eine Aufgabe nicht zum geschätzten Termin, lassen Sie die Deadline nicht stillschweigend verstreichen, sondern informieren Sie die andere Person so schnell wie möglich. Menschen haben nichts dagegen, wenn Termine verschoben werden. Aber sie wollen das Gefühl haben, dass Sie Ihre Aufgaben im Griff haben.

Wirkungsgrad erhöhen Weg Nr. 7: Lassen Sie sich nicht auf Deadlines festnageln.

Deadlines sind Gift für Ihre Aufgabenliste. Denn sie wirken wie ein Brandbeschleuniger für dringende To-dos, die Sie – weil versprochen – erledigen müssen. Oft halten Sie diese Fristen jedoch von Ihren eigentlich wichtigen Aufgaben ab (z.B. den täglichen 30-min-Blöcken). 

Es wird immer etwas mit einer kürzeren Deadline hereinfliegen. Geben Sie diesem Aktionismus nicht nach und holen Sie sich die Kontrolle über Ihre Aufgabenliste zurück. Geben Sie Ihrem Team stattdessen grobe Zeitschätzungen und aktualisieren Sie diese wöchentlich. So können Sie ruhig und konzentriert Ihre eigenen Themen abarbeiten und finden täglich Zeit, sich um die wirklich wichtigen Aufgaben zu kümmern. 

Fazit

Die wichtigen Aufgaben sind nie die dringendsten. Und die dringenden Aufgaben sind selten wichtig. Haben Sie das erkannt, können Sie Ihren Kalender so umbauen, dass Sie mit Ihrer Arbeit mehr Wirkung in weniger Zeit erreichen. 

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